Protocolo para la actividad de las Secciones y GT’s

Protocolo Básico

Como regla general, fijada en nuestros Estatutos, las Secciones constituyen la base fundamental de participación sistemática de nuestros/as socios/as en la vida de la Asociación. Esa función es decisiva en los Congresos bianuales, pero resulta todavía más importante en los largos periodos inter-congresos.

De ahí la necesidad de que las diferentes Secciones en funcionamiento –que pretenden abarcar todas las temáticas y perspectivas en vigor en nuestro campo científico– y los Grupos de Trabajo que se insertan en su seno, tengan iniciativas periódicas que llenen de vida la marcha de la Asociación: para dar un valor añadido a socios y socias e invitar a los miembros no adscritos a apuntarse y participar en la vida de la asociación, con el  fin de actuar como escaparate atractivo para la afiliación de nuevos/as investigadores/as.

La Junta Directiva de la AE-IC se propone dinamizar al máximo la acción de las Secciones con iniciativas en marcha como la creación de espacios propios de información y relación en nuestra web, y su difusión en el newsletter periódico y en la revista RAEIC. El Consejo Científico, compuesto por la Junta Directiva y los directivos de las Secciones, será consultado e implicado en las grandes orientaciones de nuestra asociación y de su revista, así como las publicaciones y actividades que se realicen.

A este respecto, y para mantener la calidad y la imagen de nuestra entidad, así como la coordinación entre nuestras iniciativas, se establecen los siguientes criterios generales:

1.- Cada Sección podrá proponer actividades como jornadas, seminarios, congresos, etc., en su campo temático, a propuesta de sus socios inscritos y la aprobación por consenso de la dirección colegiada compuesta por su Director/a y su Coordinador/a. En caso de que los objetivos de la actividad desborden las fronteras marcadas en los descriptores de Sección, se buscará la colaboración con las Secciones correspondientes para poner en marcha iniciativas avaladas conjuntamente.

2.- Los Grupos de Trabajo podrán asimismo proponer actividades públicas necesariamente con el aval de los/as directivos/as de las secciones en la que están integradas mediante un escrito de apoyo. Estas actividades, lo mismo que las propuestas por las secciones,  podrán ser presenciales o virtuales o mixtas, tales como Seminarios, Webinars, Cursos de formación (metodología, temáticas, tendencias…), Foros de discusión o debate, Talleres que tengan como objetivo  la innovación, investigación, generación y transferencia de I+D, siempre desde la defensa de los derechos humanos, especialmente en nuestro campo, de la libertad de expresión y el derecho a la comunicación.

3.- Las actividades públicas de las Secciones y los Grupos de Trabajo darán protagonismo a la AE-IC en su organización e integrarán su logo en lugar preferente y darán especial prioridad a la participación de los socios de la AE-IC, sea en el cupo limitado de inscritos o en la matrícula a abonar en su caso. No se apoyarán actividades en las que las Secciones o Grupos de Trabajo y la propia Asociación aparezcan en lugar secundario o marginal en la organización.

4.-  Con el fin de coordinar las actividades de la AE-IC, no podrán celebrarse seminarios o congresos públicos en los tres meses previos ni en los dos posteriores a los Congresos bienales, para no interferir en lo que es la mayor cita de nuestra Asociación con el mundo de la investigación. Asimismo, las nuevas propuestas procurarán diversificar el calendario de actividades de las Secciones evitando que se dupliquen en el mismo mes, compitiendo entre sí. El calendario de anuncios que alojará la web de la asociación servirá de referencia de las fechas ocupadas.

5.- Todo proyecto concebido en esta línea y que quiera ser avalado con el sello de la AE-IC será sometido a la aprobación de la Junta Directiva, previamente a su convocatoria y con una antelación de al menos dos meses sobre su realización. Esta autorización será comunicada explícitamente y por escrito en el plazo de un mes, a partir de una propuesta presentada siguiendo el modelo adjuntado a este protocolo (Anexo 1 – el mismo se cumplimentará obligatoriamente vía web mediante formulario). La AE- IC no respaldará, para mantener el prestigio y la calidad exigible por nuestros socios, ninguna actividad que no disponga de este apoyo explícito y desmentirá públicamente cualquier acción que no cuente con este respaldo institucional, denunciando públicamente las actividades que se arroguen su apoyo y el de sus logos sin autorización expresa.

6.- La AE-IC se compromete a difundir las actividades autorizadas de las Secciones y Grupos de Trabajo por todos los medios a su alcance: sitio web, newsletter, noticias a los medios…

7.- Cada Sección se compromete a buscar la financiación necesaria para estas actividades, dado que las cuotas módicas de la Asociación no permiten una ayuda indiscriminada. No obstante, la Asociación podrá apoyar y/o ayudar económicamente a la difusión de los materiales resultantes (actas, publicaciones en papel o digitales…) en la medida en que lo permita su situación financiera y siempre previa justificación documental de los gastos. Las publicaciones deberán ser open access.

8.- Las ayudas solo se harán efectivas contra factura que, en efecto, esté dirigida a AE-IC (presentada a los 6 meses máximo del evento). Los costes se asumirán íntegros por factura presentada y sólo en casos debidamente justificados se admitirá más de una factura.

9.- La AE-IC avalará la certificación de los participantes en las actividades oficialmente autorizadas de las Secciones o los Grupos de Trabajo, a los diversos niveles necesarios en cada evento público, si así lo solicitan los organizadores.

10.- En el plazo máximo de 15 días de la celebración de la actividad se deberá remitir obligatoriamente a la Secretaría de la asociación un breve resumen ejecutivo de la misma (científico y económico; Anexo 2 – el mismo se cumplimentará obligatoriamente vía web mediante formulario).

11.- El incumplimiento de alguno de los anteriores compromisos puede ser motivo para la desestimación del pago de las ayudas propuestas y presentadas.

ANEXO I – Solicitud

ANEXO II – Resumen ejecutivo